豐岱的知識管理站: 社大第六堂課

基礎文書處理

上次上課之後，各位有沒有回家自行練習電腦作業系統的基本操作呢？
希望大家都有對電腦作業系統有所了解了！
在了解了電腦系統的基本運作之後
下一步我們就要切入豐富而多元的電腦應用軟體了！
有沒有感到很興奮呢？

而在眾多應用軟體之中
文書處理軟體又是屬於最基本也最實用的一種
因為文書處理能力也是使用電腦最基礎的能力之一
那我們今天就來跟各位介紹Windows底下的文書處理吧！

在windows底下
一般我們所搭配使用的是同屬Microsoft (微軟)公司出品的Office套裝軟體
Office官方網站
最初的Office版本包含Word、Excel和Powerpoint。
另外，一個「專業版」包含Microsoft Access，Microsoft Outlook當時尚不存在。隨著時間的改變，Office應用程式逐漸整合，共享一些特性，例如拼寫和語法檢查、OLE資料整合和Visual Basic for Applications（VBA）手稿語言。

在近代(近十年以來)
Microsoft Office共推出了以下幾個版本：
Microsoft Office 2000
Microsoft Office XP
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2010
Microsoft Office 2013

而Office這個套裝軟體底下主要包含有以下幾支軟體：
Microsoft Word - 是文書處理軟體，被認為是Office的主要程式。
Microsoft Excel - 是電子試算表程式〔進行數位和預算運算的軟體程式〕。
Microsoft Outlook 是個人資訊管理程式和電子信件通訊軟體。
Microsoft PowerPoint - 是一個流行的簡報程式。它可以建立由文字組合，圖片，電影以及其它事物組成的投影片。
Microsoft Access - 是由微軟發行的關聯式資料庫管理系統。

而在這裡就讓我們從一般最廣為使用的Word開始認識Office文書處理系統吧！

上圖是一個Office 2003視窗的基本介面
假如你所使用的Office是Office 2007, Office 2010, Office 2013或其他版本
那麼你的視窗樣貌跟上圖有些不同是很正常的
但是由於是同一套軟體的上下版本
所以其實操作邏輯與功能不會差太多
雖然當遇到新的軟體界面我們使用者都需要重新熟悉一下
但是基本上也是一樣通樣樣通喔！

首先跟各位介紹開啟與關閉Word

進入 Word

1.開始／所有程式(程式集)／Microsoft Word
2.Office Word 捷徑
3.直接點選Word檔 (.doc檔)

離開 Word
1.功能表列／檔案／結束

2.右上角

(紅色X 所有 Word 檔案關閉，黑色X , 單一 Word 檔案關閉)

2.滑鼠點左上角標題列的符號／關閉

3.工作列／右鍵／關閉

在使用Word 軟體時，其實有個很方便的功能叫：工具提示
把指標移到某個按鈕上，會出現按鈕的說明
若沒有工具提示，
檢視／工具列／自訂／選項
(或工具／自訂／選項)

Word 2003

再來鍵盤與滑鼠的配合是順暢使用電腦的不二法門

在文書處理的時候自然也是如此

相信各位或多或少對於移動插入點游標有些概念了，我們再來練習更多如何快速移動插入點游標。

讓我們來認識一下Word底下鍵盤的操作

點滑鼠左鍵	點到那裏，插到那裏
PageDown	向下捲動螢幕
PageUp	向上捲動螢幕
Ctrl＋End	直接到文件結束處
Ctrl＋Home	直接到文件開始處
Home	到該行的第一個字元
End	到該行的最後一個字元
Enter	在游標空白處插入一空白列（分段）
Delete	刪除後面的字元或空白列
←Backspace	倒退鍵，刪除前面的字元

輸入文字
在文件編輯區內有一個一閃一閃的插入點，此插入點就是我們可以輸入文字的地方
事實上此概念在Windows作業系統底下的運用是通用的
都是以這樣的方式來標示我們指揮電腦在哪裡輸入文字

切換輸入法

按工作列	直接作切換
Ctrl＋空白鍵	中／英輸入法切換
Ctrl＋Shift	循環切換輸入法
Shift＋空白鍵	全／半形切換
其他	控制台／輸入法／快速鍵　設定快速鍵，例：倉頡=Ctrl+Alt+1
註	不論你是用何種輸入法，每當一個單字鍵完後，按一次「空白鍵」即可完成單字的輸入

輸入標點符號

Ctrl＋Alt＋，：叫出符號鍵盤
工具列／右鍵／符號表
工具／拼字及文法檢查

快速中文標點符號

Word專用 -- 中文標點符號快速鍵

Ctrl + , = ， (通用於 Excel)

Ctrl + . = 。 (通用於 Excel)

Ctrl + ; = ；

Ctrl + ' = 、

Ctrl + Shift + : = ：

Ctrl + Shift + ? = ？

儲存檔案

在檔案功能表中，WORD提供下列三種存檔的方式

儲存檔案	直接將檔案的內容以目前的檔名存起來，和按下儲存檔案工具鈕的作用是一樣的
另存新檔	以其它的檔名再存一次，原來已儲存的檔案仍會保留下來，並不會改變其內容。會增加另一個新的檔案名稱（當新建立文件尚未存檔時，會以「另存新檔」畫面出現。）
另存成Web畫面	將檔案儲存成HTML格式，利用此命令可將檔案變成HOMEPAGE網頁格式，放到INTERNET上供大家瀏覽